Panduan Pimpinan Unit

Sidebar pimpinan difokuskan pada antrean persetujuan dan ringkasan anggaran unit; menu penyusunan teknis operator tidak ditampilkan.

Peran dan batas kewenangan

Role pimpinan-unit digunakan oleh satu pimpinan aktif pada setiap Fakultas, Pascasarjana, Lembaga, UPT, Satuan, Bagian, atau Tim. Rektor dan Wakil Rektor memakai mekanisme yang sama pada unit struktural masing-masing. Staf khusus tetap bekerja melalui akun operator; akun pimpinan digunakan untuk keputusan.

Pusat di bawah Lembaga mengikuti pimpinan Lembaga selama belum mempunyai PAGU atau RKA-K/L sendiri. Ketika Pusat menerima PAGU atau memiliki RKA-K/L, Pusat tersebut menjadi unit wajib dan harus mempunyai satu penugasan pimpinan-unit aktif sendiri.

Pimpinan menyetujui pengajuan internal sebelum RKA-K/L, Revisi DIPA, pemanfaatan sisa anggaran, atau Target Kinerja Tambahan masuk ke antrean Perencana, sebelum laporan pelaksanaan DIPA masuk ke antrean verifikasi SPI, dan sebelum laporan capaian kinerja masuk ke verifikasi Admin Perencanaan. Persetujuan ini tidak menggantikan pemeriksaan teknis berikutnya.

Memeriksa pengajuan

1. Pilih role Pimpinan Unit bila akun memiliki lebih dari satu role.
2. Buka Persetujuan Unit.
3. Periksa versi RKA, nomor revisi, sumber dan tujuan pemanfaatan sisa, periode laporan pelaksanaan, atau indikator dan periode laporan kinerja.
4. Periksa isi, dokumen/eviden, catatan, nama operator, dan umur antrean.
5. Pilih Setujui & Teruskan untuk meneruskan ke Perencana atau SPI sesuai jenis pengajuan.
6. Pilih Kembalikan dan tulis catatan yang spesifik bila perlu diperbaiki.

Operator hanya perlu memperbaiki bagian yang disebutkan dalam catatan. Data lain tidak perlu disusun ulang.

Tujuan pengajuan setelah disetujui

Jenis pengajuan	Tujuan berikutnya
RKA-K/L, Revisi DIPA, dan pemanfaatan sisa anggaran	Admin Perencanaan
Laporan pelaksanaan DIPA	Admin SPI
Laporan capaian kinerja dan Target Kinerja Tambahan	Admin Perencanaan

Persetujuan pimpinan tidak berarti pengajuan telah selesai atau ditetapkan. Pemeriksa berikutnya tetap dapat menyetujui atau mengembalikan sesuai kewenangannya.

Mengelola antrean

• Gunakan ringkasan dan filter jenis/status untuk memusatkan pemeriksaan.
• Jumlah filter aktif ditampilkan di panel filter; gunakan Atur ulang untuk kembali ke seluruh pengajuan.
• Periksa nama pengaju agar klarifikasi ditujukan kepada operator yang benar.
• Dahulukan pengajuan dengan umur antrean tiga hari atau lebih.
• Gunakan ikon lonceng untuk membuka pengajuan baru; setelah memberi keputusan, pastikan status pada daftar berubah.
• Jangan menyetujui hanya dari judul notifikasi. Buka rincian dan bukti pengajuan terlebih dahulu.

Aturan pengendalian

• Satu unit hanya dapat memiliki satu penugasan pimpinan-unit aktif.
• Operator dapat membatalkan pengajuan selama keputusan belum diberikan.
• Setiap perubahan isi setelah pengajuan membuat pengajuan tersebut tidak berlaku dan harus diajukan ulang.
• Pengembalian tidak menghapus RKA, matriks revisi, dokumen, atau catatan yang sudah ada.
• Riwayat disetujui, dikembalikan, dibatalkan, dan batal akibat perubahan tetap disimpan untuk audit.

Gunakan ikon notifikasi pada header untuk membuka pengajuan baru. Dasbor persetujuan menyediakan ringkasan status, filter jenis/status, nama operator, dan umur antrean. Pengajuan yang menunggu tiga hari atau lebih ditandai perlu perhatian.

Status Menunggu keputusan Pimpinan Unit berarti tindakan masih berada pada pimpinan. Menunggu perbaikan pengusul berarti operator harus memperbaiki dan mengajukan ulang, sedangkan Tidak berlaku karena isi berubah berarti persetujuan lama gugur akibat perubahan isi.

Dialog konfirmasi keputusan menjaga fokus di dalam dialog. Gunakan Tab atau Shift+Tab untuk berpindah kontrol dan Esc untuk batal; setelah dialog ditutup, fokus kembali ke tombol asal.

Checklist keputusan

• Role aktif dan unit sudah benar.
• Jenis, periode/tahun, nilai, dan pemohon sudah diperiksa.
• Dokumen atau eviden relevan sudah dibuka.
• Catatan pengembalian menyebut bagian yang harus diperbaiki.
• Keputusan berhasil tersimpan dan muncul dalam riwayat.