Pengenalan Aplikasi dan Fitur SINERGI
Versi: 1.1 — 12 Agustus 2026
Aplikasi: sinergi.uingusdur.ac.id
Tujuan
Menyatukan tata kelola, kinerja, risiko, dan anggaran dalam satu alur kerja.
Pengguna
Operator, pimpinan unit, dan administrator dengan kewenangan yang berbeda.
Alur
Perencanaan, persetujuan, pelaksanaan, laporan, dan evaluasi dalam satu siklus.
Prinsip
Periksa role aktif, tahun, unit, dan status sebelum mengambil keputusan.
1. Apa itu SINERGI?
SINERGI adalah Sistem INformasi Tata Kelola Enterprise teRinteGrasI UIN K.H. Abdurrahman Wahid Pekalongan. Aplikasi ini menghubungkan dokumen tata kelola, perencanaan dan pengukuran kinerja, pengelolaan risiko, serta siklus anggaran dalam satu alur kerja.
SINERGI membantu pengguna menjawab empat pertanyaan utama:
- Apa sasaran dan target yang harus dicapai?
- Risiko apa yang dapat menghambat pencapaian target?
- Anggaran apa yang disiapkan untuk menjalankan kegiatan?
- Bagaimana realisasi dan hasilnya dilaporkan serta dievaluasi?
2. Tujuan aplikasi
- Menyatukan data kinerja, risiko, dan anggaran.
- Membuat pembagian tugas antarunit dan antar-role lebih jelas.
- Mendukung penyusunan, penelaahan, persetujuan, dan pelaporan secara bertahap.
- Menyediakan jejak perubahan dan keputusan yang dapat ditelusuri.
- Mengurangi pengisian berulang melalui penggunaan referensi dan data induk bersama.
- Menampilkan informasi sesuai kewenangan serta cakupan unit pengguna.
SINERGI tidak menggantikan ketentuan resmi atau kewenangan pejabat. Aplikasi membantu menjalankan dan mencatat proses yang telah ditetapkan organisasi.
3. Siapa yang menggunakan SINERGI?
| Kelompok pengguna | Peran umum |
|---|---|
| Operator Unit/Fakultas | Mengisi, mengajukan, membatalkan pengajuan yang masih menunggu, dan memperbaiki data operasional pada unitnya |
| Admin Perencanaan | Mengelola perencanaan, versi, PAGU, review, dan pengendalian proses |
| Admin Keuangan | Mengelola data keuangan, ADK, standar biaya, dan pemantauan pelaksanaan |
| Admin SPI | Melakukan review kepatuhan dan verifikasi pelaksanaan |
| Admin LPM | Melakukan review mutu serta pengelolaan dan evaluasi risiko |
| Admin Rektor/KPA | Mengambil keputusan penetapan dan persetujuan akhir |
| Pimpinan Unit | Memberi persetujuan internal atas pengajuan unit sebelum masuk ke pemeriksa berikutnya |
| Superadmin | Mengelola role, akses fitur, struktur, penyimpanan, dan konfigurasi sistem |
Nama akun atau jabatan tidak dengan sendirinya menentukan menu. Tampilan aplikasi mengikuti role yang ditugaskan dan sedang aktif.
4. Konsep penting sebelum menggunakan aplikasi
Role aktif
Satu pengguna dapat mempunyai beberapa role, tetapi hanya satu role yang menjadi konteks aktif dalam satu sesi. Role aktif menentukan:
- menu dan submenu yang ditampilkan;
- halaman yang dapat dibuka;
- aksi yang dapat dilakukan; dan
- cakupan unit atau data yang dapat dilihat.
Jika hendak berpindah tugas, ganti role melalui pemilih role pada header. Pada layar seluler, pemilih tersedia pada baris Role aktif di bawah header utama. Kewenangan dari beberapa role tidak digabungkan dalam satu tampilan.
Cakupan unit
Role operator bekerja pada struktur organisasi yang ditugaskan. Data yang terlihat seharusnya mengikuti unit tersebut. Admin tertentu dapat melihat antrean lintas unit sesuai domain tugasnya.
Tahun dan versi
Data kinerja dan anggaran dapat dibedakan berdasarkan tahun, tahap, atau versi. Sebelum mengisi atau memutuskan sesuatu, selalu periksa:
- tahun;
- versi RKA-K/L;
- unit;
- status proses; dan
- periode pelaporan.
Untuk pelaksanaan anggaran, istilah DIPA aktif hanya berarti versi tahun anggaran yang sudah ditetapkan KPA dan berstatus finalized. Versi yang masih disusun, ditelaah, atau menunggu KPA belum menjadi dasar eksekusi. Setelah revisi ditetapkan, versi sebelumnya menjadi histori dan tidak digunakan untuk transaksi baru.
Status dan alur persetujuan
Data bergerak melalui tahapan seperti draf, diajukan, ditelaah, dikembalikan, disetujui, ditetapkan, atau diaktifkan. Nama status dapat berbeda pada setiap modul, tetapi prinsipnya sama: pengguna hanya melakukan aksi sesuai tahap dan kewenangannya.
Persetujuan pimpinan unit merupakan gerbang internal, bukan pengganti pemeriksaan teknis. Alur yang berlaku adalah:
| Pengajuan operator | Setelah disetujui pimpinan unit |
|---|---|
| RKA-K/L | Antrean Admin Perencanaan |
| Revisi DIPA | Antrean Admin Perencanaan |
| Pemanfaatan sisa anggaran/kegiatan baru | Antrean Admin Perencanaan |
| Laporan pelaksanaan DIPA | Antrean Admin SPI |
| Laporan capaian kinerja | Verifikasi Admin Perencanaan |
| Target Kinerja Tambahan (IKT) | Verifikasi Admin Perencanaan |
Operator dapat membatalkan pengajuan selama masih menunggu keputusan pimpinan. Jika isi diubah, persetujuan sebelumnya otomatis tidak berlaku dan pengajuan harus dikirim ulang. Pengembalian mempertahankan data serta catatan agar operator cukup memperbaiki bagian yang diminta.
5. Mengenal tampilan aplikasi
Masuk ke aplikasi
Masuk dengan SSO UIN Gusdur merupakan pilihan utama bagi pengguna. Gunakan akun email institusi @uingusdur.ac.id dan lanjutkan autentikasi pada layanan SSO.
Tombol Login Admin / Akun Darurat membuka formulir username dan kata sandi khusus Superadmin atau kondisi darurat. Pengguna operasional tidak perlu membuka panel ini. Opsi Ingat saya mempertahankan sesi login pada perangkat yang dipercaya; jangan mengaktifkannya pada perangkat bersama.
Header
Bagian atas aplikasi digunakan untuk mengenali pengguna, memilih Tahun Anggaran, memilih role aktif jika tersedia, melihat notifikasi, dan keluar dari aplikasi. Pada layar kecil, pemilih role dipindahkan ke baris tersendiri agar konteks kewenangan tetap terlihat dan dapat diganti. Judul tab browser mengikuti halaman aktif untuk membantu orientasi saat beberapa halaman dibuka bersamaan. Pemilih Tahun Anggaran memfilter data berbasis tahun pada dashboard dan ruang kerja anggaran; pilihan tersimpan selama sesi. Pilih TA 2026 untuk demonstrasi atau tombol Siapkan TA 2027 untuk ruang pengisian operasional/UAT yang dimulai tanpa transaksi demo. Katalog Data Induk global tetap tersedia, sedangkan konfigurasi bertahun mengambil baseline 2026. Data Induk PAGU 2027 harus ditetapkan Admin Perencanaan apabila PAGU 2026 belum tersedia. Tahun yang dipilih hanya merupakan konteks kerja dan tidak berarti DIPA tahun tersebut sudah sah atau aktif.
Setelah menyimpan atau mengirim tindakan, baca panel umpan balik di bagian atas konten. Pesan hijau menyatakan hasil berhasil. Pesan merah menampilkan seluruh input yang perlu diperbaiki; perbaiki field terkait lalu kirim ulang, tanpa mengulangi field yang sudah benar.
Sidebar
Sidebar berisi kelompok menu dan submenu. Kelompok yang tidak mempunyai fitur aktif akan disembunyikan. Karena itu, dua pengguna dapat melihat susunan menu berbeda meskipun membuka aplikasi yang sama.
Dasbor
Dasbor menyajikan ringkasan, status, angka utama, dan pekerjaan yang perlu ditindaklanjuti. Dasbor membantu menentukan prioritas, tetapi rincian dan keputusan tetap dilakukan pada halaman fitur terkait.
Filter
Sebagian halaman menyediakan filter tahun, versi, unit, status, atau periode. Jika data tidak ditemukan, periksa filter sebelum melaporkan masalah.
Formulir dan tabel
- Formulir digunakan untuk memasukkan atau mengubah data.
- Tanda bintang biasanya menunjukkan kolom wajib.
- Tabel digunakan untuk mencari, memeriksa, dan membuka detail data.
- Tombol aksi dapat berbeda sesuai status dan role aktif.
Notifikasi dan pesan validasi
Pesan hijau biasanya menunjukkan proses berhasil, sedangkan pesan merah atau kuning menunjukkan kesalahan atau hal yang perlu diperiksa. Baca pesan sampai selesai sebelum mengulangi penyimpanan.
Ikon lonceng pada header menampilkan pengajuan baru kepada pimpinan, keputusan kepada operator, dan pekerjaan yang telah diteruskan kepada Perencanaan atau SPI. Jumlah yang belum dibaca ditampilkan pada ikon. Panel dapat ditutup melalui tombol Tutup notifikasi, tombol Esc, atau klik di luar panel. Notifikasi membantu menemukan pekerjaan, tetapi status resmi tetap diperiksa pada halaman modul terkait.
6. Gambaran hubungan antarfitur
Alur besar SINERGI dapat dipahami sebagai berikut:
- Dokumen tata kelola menjadi arah dan acuan organisasi.
- Sasaran, indikator, dan target kinerja disusun serta didelegasikan.
- Risiko terhadap pencapaian target diidentifikasi dan dimitigasi.
- PAGU dibagikan dan RKA-K/L disusun dengan mengacu pada kinerja.
- Pengajuan unit disetujui pimpinan unit lalu ditelaah oleh pihak yang berwenang.
- Pelaksanaan, penarikan dana, capaian, dan bukti dilaporkan.
- Kinerja, risiko, anggaran, serta revisi dipantau dan dievaluasi.
Tidak semua pengguna mengerjakan seluruh tahap. Setiap role memperoleh bagian alur yang menjadi tanggung jawabnya.
7. Dasbor dan Alur Pengisian Aplikasi
Dasbor utama
Dasbor utama memberikan gambaran umum data dan aktivitas. Isi kartu atau ringkasan menyesuaikan role aktif.
Alur Pengisian Aplikasi
Halaman ini menjelaskan urutan pekerjaan lintas modul. Gunakan sebagai peta proses ketika belum mengetahui fitur mana yang harus dibuka lebih dahulu.
Dasbor unit
Operator dapat memperoleh dasbor khusus untuk:
- anggaran unit;
- kinerja unit;
- risiko unit; dan
- dokumen tata kelola unit.
Dasbor unit membatasi ringkasan pada struktur yang ditugaskan kepada pengguna.
8. Dokumen Tata Kelola
Modul ini menjadi tempat pengelolaan dokumen arah, rencana, dan tata kelola organisasi.
| Fitur | Penjelasan |
|---|---|
| RIP | Rencana Induk Pengembangan jangka panjang |
| RSB | Rencana Strategi Bisnis |
| RENSTRA | Rencana Strategis organisasi |
| RBA | Rencana Bisnis dan Anggaran |
| RENOP | Rencana Operasional |
| RKA | Dokumen Rencana Kerja Anggaran |
| Checklist Dokumen | Memeriksa kelengkapan dokumen per struktur |
| Unggah Dokumen Struktur | Mengunggah dokumen sesuai jenis dan unit |
Pastikan jenis, periode, dan unit dokumen benar sebelum mengunggah. Dokumen tata kelola menjadi acuan bagi proses berikutnya, bukan sekadar arsip berkas.
9. Manajemen Kinerja
Modul Manajemen Kinerja mencakup perencanaan, pelaporan, serta pengukuran pencapaian.
Perencanaan kinerja
- Sasaran Program — hasil tingkat program yang hendak dicapai.
- Sasaran Kegiatan — hasil kegiatan yang mendukung sasaran program.
- Delegasi Target Kinerja — membagikan tanggung jawab target kepada struktur atau pejabat.
- Target Kinerja Tambahan — mencatat target di luar delegasi utama yang diakui proses.
- Perjanjian Kinerja Saya — melihat komitmen kinerja sesuai pengguna aktif.
Pelaporan kinerja
- Dasbor Pelaporan Kinerja menampilkan ringkasan progres pelaporan.
- Pengisian Laporan Kinerja digunakan untuk memasukkan realisasi, keterangan, dan bukti sesuai periode.
Pengukuran dan evaluasi
- IKU — Indikator Kinerja Utama.
- IKT — Indikator Kinerja Tambahan.
- IKI — Indikator Kinerja Individu.
- SKP — Sasaran Kinerja Pegawai.
- Dasbor Monev Kinerja — memantau capaian dan kondisi indikator.
Target, realisasi, satuan, periode, dan bukti harus konsisten. Nilai capaian tanpa bukti atau konteks yang memadai dapat menghasilkan evaluasi yang menyesatkan.
10. Manajemen Risiko
Modul ini membantu mengenali dan mengendalikan risiko yang dapat menghambat sasaran.
- Dasbor Risiko — ringkasan profil dan status risiko.
- Panduan Risiko — acuan pengisian serta penilaian risiko.
- Data Induk Risiko — referensi indikasi dan mitigasi per Sasaran Kegiatan. Setiap butir disimpan pada baris tersendiri agar dapat dikorelasikan secara individual.
- Peta Risiko Cascading — memetakan satu atau beberapa unit penanggung jawab untuk setiap indikasi risiko demonstrasi, bukan untuk kode Sasaran Kegiatan secara keseluruhan.
- Pemantauan dan Evaluasi Risiko — perkembangan pelaksanaan mitigasi dan perubahan tingkat risiko.
Pada TA 2026, Data Induk Risiko dan Peta Risiko Cascading merupakan data demo_only. Admin dapat menambah atau mengubah baris induk, memilih 5, 10, 25, atau 50 baris per halaman, lalu memetakan indikasi kepada unit non-prodi. Data demonstrasi ini terpisah dari Register Risiko operasional. Risiko operasional yang baik harus spesifik, mempunyai pemilik, tindakan mitigasi, target waktu, dan bukti tindak lanjut.
11. Manajemen Anggaran
Manajemen Anggaran mengelola siklus dari persiapan data hingga pelaksanaan dan revisi DIPA.
Data induk dan referensi
- Data Induk Akun Belanja — referensi akun yang digunakan dalam rincian anggaran.
- Data Induk Program Anggaran — referensi program.
- Klasifikasi KRO dan RO — referensi keluaran dan rincian keluaran.
- Standar Biaya Masukan dan Standar Biaya Internal — acuan kewajaran biaya.
- ADK — realisasi resmi eksternal dari aplikasi Kemenkeu untuk membandingkan serapan yang sudah tercatat secara resmi dengan kondisi operasional di SINERGI.
SINERGI mencatat kondisi operasional secara lebih dini, seperti RPD, perkembangan kegiatan, laporan unit, dan kegiatan selesai yang belum tercatat pada ADK. Karena waktu pencatatannya berbeda, angka SINERGI dan ADK dapat berbeda sementara. Selisih harus diperiksa, bukan diselesaikan dengan menimpa salah satu sumber.
Fondasi pertukaran data dengan aplikasi keuangan terpisah sudah disiapkan, tetapi koneksi, API publik, dan sinkronisasi transaksi belum diaktifkan. Proses kerja pengguna tetap mengikuti menu yang tersedia saat ini.
Persiapan tahun dan PAGU
- Buat Data Induk RKA menyiapkan data awal suatu tahun.
- Kelola Versi RKA-K/L membedakan tahap atau perubahan dokumen.
- Pembagian PAGU mendistribusikan batas anggaran kepada struktur penerima.
Total pembagian harus konsisten dengan PAGU. Kesalahan tahun atau versi dapat memengaruhi banyak unit sekaligus.
Penyusunan RKA-K/L
Operator menggunakan fitur penyusunan untuk memasukkan kegiatan, keluaran, akun, rincian belanja, volume, harga, sumber dana, korelasi kinerja, dan dokumen pendukung.
Fitur terkait meliputi:
- Penyusunan RKA-K/L;
- Dokumen Pendukung RKA-K/L;
- Tindak Lanjut Penelaahan; dan
- pengajuan RKA untuk diperiksa.
Penelaahan RKA-K/L
RKA dapat melewati beberapa sudut pemeriksaan:
- Pimpinan Unit memberi persetujuan internal sebelum RKA masuk antrean lintas unit;
- Perencana memeriksa struktur perencanaan dan anggaran;
- LPM memeriksa keterkaitan mutu, keluaran, indikator, dan risiko;
- SPI/APIP memeriksa kepatuhan serta pengendalian; dan
- KPA mengambil keputusan yang menjadi kewenangan pimpinan.
Catatan penelaahan harus spesifik dan ditindaklanjuti melalui alur aplikasi agar jejak pemeriksaan tetap terbaca.
Penetapan DIPA
Versi yang telah memenuhi prasyarat diteruskan kepada KPA untuk ditetapkan atau dikembalikan. Penetapan mengubah dokumen perencanaan menjadi dasar pelaksanaan.
Pelaksanaan DIPA
- Dasbor RPD Bulanan memantau rencana penarikan dana.
- Pelaksanaan DIPA mencatat realisasi dan bukti pelaksanaan.
- Pengelolaan Sisa Anggaran menangani sisa dari pelaksanaan.
- Verifikasi Pelaksanaan DIPA memeriksa laporan dan bukti.
- Persetujuan Sisa Anggaran menyelesaikan keputusan sesuai alur.
Revisi DIPA
Proses revisi dapat melibatkan:
- pengajuan revisi oleh pihak yang berwenang;
- pemeriksaan Perencana;
- penelaahan SPI bila jalurnya mewajibkan;
- persetujuan KPA;
- aktivasi revisi; dan
- pemantauan serta riwayat revisi.
Tidak semua revisi melewati jalur yang sama. Ikuti status dan tahapan yang ditampilkan aplikasi, serta jangan melompati keputusan yang diwajibkan.
12. Pengaturan dan administrasi
Kelompok Pengaturan digunakan oleh administrator untuk:
- mengelola konfigurasi umum;
- menugaskan role kepada pengguna;
- mengelola data pejabat struktural;
- melihat katalog fitur;
- menentukan akses fitur setiap role;
- menguji persona pengguna;
- mengelola penyimpanan MinIO; dan
- memeriksa log aktivitas.
Superadmin dan Admin Perencanaan juga dapat membuka Audit Persetujuan Unit untuk menelusuri keputusan serta menemukan unit yang belum memiliki pimpinan aktif. Alur produksi baru layak dibuka setelah seluruh unit yang wajib mempunyai pimpinan telah memiliki tepat satu penugasan aktif.
Pusat di bawah Lembaga tidak wajib memiliki pimpinan-unit selama tidak mempunyai PAGU atau RKA-K/L sendiri. Ketika PAGU dialokasikan atau RKA-K/L dibuat atas nama Pusat tersebut, sistem otomatis memasukkannya ke daftar unit wajib pada audit.
Fitur ini tidak diberikan kepada pengguna operasional biasa karena perubahan konfigurasi dapat berdampak kepada banyak akun dan unit.
13. Mengapa menu setiap pengguna berbeda?
Menu dipengaruhi oleh tiga hal:
- role yang dimiliki pengguna;
- role yang sedang aktif; dan
- fitur yang diaktifkan untuk role tersebut.
Pada role operator, struktur menu dibuat berorientasi tugas dan cakupan unit. Pada role admin-, kelompok menu dapat menyerupai struktur Superadmin, tetapi hanya submenu yang sesuai kewenangannya yang muncul.
Menu yang tidak terlihat bukan selalu kesalahan aplikasi. Bisa jadi fitur tersebut memang berada pada role lain. Sebaliknya, kemunculan menu tidak boleh dianggap sebagai dasar mengambil keputusan di luar tugas resmi pengguna.
14. Kebiasaan penggunaan yang baik
- Periksa role aktif setiap kali mulai bekerja.
- Periksa tahun, versi, unit, status, dan periode sebelum mengisi.
- Simpan secara berkala pada formulir yang panjang.
- Baca pesan validasi sebelum mengulangi aksi.
- Gunakan catatan yang spesifik ketika mengembalikan pekerjaan.
- Buka dan periksa dokumen sebelum menyetujui.
- Hindari membuka atau mengubah data yang berada di luar tugas.
- Jangan membagikan kata sandi atau kredensial akun.
- Keluar dari aplikasi setelah menggunakan perangkat bersama.
15. Jika mengalami masalah
Sebelum menghubungi administrator:
- periksa koneksi internet;
- pastikan role aktif benar;
- periksa filter tahun, versi, unit, status, dan periode;
- muat ulang halaman satu kali;
- baca dan catat pesan kesalahan; serta
- hindari menekan tombol simpan berulang kali.
Saat meminta bantuan, sertakan:
- nama dan email akun;
- role aktif;
- nama unit;
- alamat atau nama halaman;
- tahun dan versi;
- langkah sebelum masalah muncul;
- pesan kesalahan; dan
- tangkapan layar tanpa kata sandi atau data rahasia.
16. Memilih panduan lanjutan
Setelah memahami pengenalan ini, lanjutkan ke panduan berdasarkan role aktif:
- Operator Unit dan Fakultas
- Pimpinan Unit
- Admin Perencanaan
- Admin Keuangan
- Admin SPI
- Admin LPM
- Admin Rektor/KPA
- Superadmin (dokumentasi internal)
Tangkapan layar edisi final: halaman login, header dan pemilih role, sidebar Operator, sidebar Admin, dasbor, contoh filter, pesan validasi, Alur Pengisian Aplikasi, serta ringkasan setiap modul.
Gunakan tombol panah kiri dan kanan untuk berpindah slide.